Manapság a legtöbb munkahelyen a napi feladatok ellátásához elengedhetetlen az elektronikus levelezés. Ennek kapcsán ugyanakkor adatvédelmi szempontból több fontos kérdés merülhet fel, például hogy mi történjen a kilépő munkatársak elektronikus levélfiókjával.
A munkáltató szempontjából érthetőnek tűnhet az a szempont, hogy amennyiben a kilépő kolléga fontos posztot töltött be, célszerű megtartani a levelezési fiókját a partnerekkel való kapcsolattatás fenntartása érdekében. Ugyanakkor, idézve a NAIH NAIH/2020/34/3 ügyszámú határozatából [1]: “Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) fogalommeghatározásai alapján a munkavállaló rendelkezésére bocsátott munkahelyi e-mail-fiók adattartalma személyes adatnak, a személyes adaton elvégzett bármely művelet pedig adatkezelésnek minősül.” A GDPR “célhoz kötöttség” elve alapján pedig az adatkezelőnek haladéktalanul törölni kell az érintett személyes adatait, ha az adatkezelés célja megszűnt.
A gdpr.news.hu portál a témát érintően számolt be [2] a Belga Adatvédelmi Hatóság (BDPA) egy döntéséről [3] ami a munkahelyi postafiók magáncélú leveleit érintette. Ezzel kapcsolatban a hatóság úgy határozott, hogy a munkáltatóknak gondoskodniuk kell arról, hogy
- legyen egy IT policy érvényben, ami teljes körűen rendezi a munkahelyi levelezés kérdését, beleértve a magáncélú levelezés engedélyezését/tiltását,
- legkésőbb a kilépés napján történjen meg az esetleges magáncélú levelek leválogatása,
- a munkavállaló kerüljön tájékoztatásra az e-mail fiók blokkolásáról,
- az elektronikus postafiók blokkolása előtt a szervezet állítson be automatikus válaszüzenetet, amiben tájékoztatást ad a személy távozásáról (ideális esetben legalább 1, maximum 3 hónapra),
- végül: történjen meg a e-mail fiók törlése.
Hivatkozások:
[1] https://www.naih.hu/files/NAIH-2020-34-3-hatarozat.pdf
[2] https://gdpr.news.hu/cikkek/naih-birsag-hozzaferesi-jog-gyakorlasa-volt-munkahelyi-e-mail-fiokhoz/
[3] https://www.e-nautadutilh.com/56/4172/landing-pages/news-item.asp?sid=cd4532b9-80af-424e-8ef2-1efef3aa9189