A metadatok eltávolítása nem csupán helytakarékossági szempontból javasolt, hanem biztonsági okokból is.
Egy vállalati környezetben egy dokumentum online publikálása, vagy kiszivárgása esetén, bárki számára elérhetővé válhat, hogy az adott cég milyen dokumentumszerkesztőt, és annak melyik verzióját használja. A potenciális támadók így – az adott szoftver sérülékenységeit ismerve – egyszerűbben és akár hatékonyabban indíthatnak támadást a cég ellen.
Microsoft Office Word, Excel és Power Point nyers dokumentumok (.docx, .xlsx, .pptx) esetén a metaadatok a Fájl -> Információk menüpontban, a Problémák ellenőrzése legördülő listában, a Dokumentum vizsgálata menüponton belül távolíthatók el. A felugró párbeszédablakból távolítsuk el a nem kívánt adatokat a dokumentumból.
Megjegyzés: Érdemes a művelet előtt egy másolatot készíteni a fájlból, és az eredeti példányban elvégezni a törlést, mert egyes esetekben nem biztos, hogy visszaállíthatóak az adatok.
Word dokumentumok pfd fájlba való mentésekor, kétféleképpen távolíthatjuk el a metaadatokat:
- Fájl -> Mentés másként menüpontban a célmappa kiválasztása felugró ablak Fájl típusa legördülő listában válasszuk ki a pdf-et, majd a Beállításokra kattintva vegyük ki a Nem nyomtatandó adatokkal együtt alatt található Adatlap előtti jelölőnégyzetből a pipát.
- Fájl -> Exportálás menüpontban a PDF-/XPS- dokumentum létrehozására kattintva, szintén a célmappa kiválasztása felugró ablak Beállítások menüben vegyük ki a Nem nyomtatandó adatokkal együtt alatt található Adatlap előtti jelölőnégyzetből a pipát.
A metadatok a fényképekben, videókban és hangfájlokban is megtalálhatók: többek között az is, hogy milyen eszközzel és hol készültek a felvételek, ki hozta létre azokat, vagy milyen szoftverrel kerültek szerkesztésre, vágásra stb.
Microsoft Windows operációs rendszer használata esetén például egy fényképre jobb egérgombbal kattintva, a Tulajdonságok menüpontban, a Részletek alatt találhatók a kép metaadatai. Ezek eltávolítására a Windows, ugyanezen menüpont alján, a Tulajdonságok és személyes adatok eltávolítása biztosít lehetőséget.
A metaadatok eltávolítására számos, külön erre a célra használatos, ingyenesen elérhető szoftver áll rendelkezésre, amelyek használata is egyszerű. Mielőtt egy ilyen szoftver használata mellett döntünk, javasolt utánaolvasni, hogy a program mennyire megbízható és stabil. Ha lehetőségünk van rá, akkor ismerjük meg más felhasználók véleményét is, valamint gondosan ügyeljünk arra, hogy csak és kizárólag megbízható forrásból szerezzük be a szoftvert.
