Munkahelyi környezetben előfordulhat, hogy a szűkös határidők, stressz, a túl sok párhuzamosan futó feladatok vagy a szükséges információk hiánya miatt, véletlenül rossz címzettnek küldünk meg olyan információkat, amelyekre az adott személy nem jogosult. Az ilyen adatszivárogtatások elkerülése érdekében érdemes a következőkre odafigyelni:
- Mindig ellenőrizzük többször, hogy egy adott – különösen az érzékeny információkat tartalmazó – elektronikus levelet kinek vagy kiknek küldünk, illetve továbbítunk.
- Különítsük el hivatali leveleinket a magán célú elektronikus leveleinktől, ne küldjünk át – munkavégzés céljából se – magán e-mail címünkre munkahelyi dokumentumokat, ugyanis az otthoni környezet gyakran nem képes munkahely szintű védelmet biztosítani az adatok számára, továbbá hivatali e-mail címünket se használjuk magán célokra.
- Közös dokumentumszerkesztés esetén, amennyiben már nincs szükség annak megosztására, illetve egy, a feladatban részvevő kolléga idő közben távozott a cégtől, illetve egy másik szakterület foglalkozik tovább az adott feladattal, ne feledkezzünk meg a hozzáférési jogosultságok visszavonásáról. Érdemes időközönként felülvizsgálni az adott mappákhoz, fájlokhoz és dokumentumokhoz kiosztott jogosultságokat.
- Ne osszunk meg kollégáinkkal rájuk nem vonatkozó, vagy őket nem érintő információkat.
- Rendszerezzük beérkező leveleinket, az egymástól jól elkülöníthető témájú leveleket helyezzük át almappákba, így megkönnyíthetjük a levelek közötti keresést.
